Promocja NGO za darmo – poradnik (część 2 z 2)

8 grudnia 2014

W poprzedniej części poradnika promocyjnego dla NGO opisaliśmy możliwość bezpłatnego przygotowania i prowadzenia strony www, redakcji materiałów informacyjnych, działań w mediach społecznościowych i mailingu. Poniżej kolejna seria ważnych działań promocyjnych, które można zrealizować bez nakładów finansowych.

Wolontariusze dla promocji NGO

5. urzędy i federacje

O planowanych czy pozytywnie zrealizowanych działaniach warto informować nie tylko bezpośrednich odbiorców działań, czyli np. dzieci z określonej podstawówki i ich rodziców. Takie informacje, w postaci krótkiego tekstu, najlepiej wzbogaconego zdjęciami czy innymi materiałami graficznymi, dobrze jest wysyłać także do jednostek samorządu lokalnego (np. przy działaniach dla młodzieży do wydziału edukacji urzędu miasta), stowarzyszeń zrzeszających organizacje z Twojej branży czy stowarzyszeń łączących różne organizacje pozarządowe.

6. VIP-y, eksperci, zaprzyjaźnione organizacje

W promocję projektów realizowanych przez organizację warto zaangażować znane osoby np. artystów lub polityków. Pozyskanie takiej osoby (bez nakładów finansowych) jest możliwe tylko wówczas, jeśli tematyka projektu będzie bliska osobie, którą chcemy zachęcić, aby była „ambasadorem projektu”. Na początek warto zastanowić się, które ze sławnych osób mają coś wspólnego ze specyfiką naszego projektu (pomóc może Google), następnie spośród nich wybrać te, do których będzie nam najłatwiej dotrzeć. VIP lub ekspert może napisać rekomendację naszych działań, którą zamieścimy na stronie www (lub na fanpage, lub przekażemy mediom), aby zwiększyć wiarygodność organizacji i tym samym łatwość w poszukiwaniu sponsorów.

Przy promocji nie konkretnych akcji, ale samej organizacji, pomocne są pozytywne opinie lub choćby linki do naszej strony zamieszczone na stronach zaprzyjaźnionych organizacji, urzędów, instytucji czy nawet osób prywatnych.

7. media

Dziennikarze, zwłaszcza lokalnych mediów, są zwykle pozytywnie nastawieni do kontaktów ze strony organizacji pozarządowych, które mogą pochwalić się ciekawymi inicjatywami i propozycjami. Jak to wykorzystać? Kiedy kontaktować się z dziennikarzem? Co przygotować?

Za każdym razem, gdy chcemy poinformować mieszkańców danego regionu o planowanym wydarzeniu lub projekcie, w którym mogą wziąć udział, warto przygotować na ten temat tzw. informację prasową. Podobnie, dobrym pomysłem jest przekazanie mediom informacji prasowej, gdy chcemy pochwalić się sukcesem (np. przyznaną nagrodą, niespodziewanie dużym zainteresowaniem odbiorców działań, pozyskaniem ważnego partnera, zbudowaniem dużego grona wolontariuszy) lub jubileuszem organizacji. Do informacji prasowej należy załączyć najważniejsze związane z tematem zdjęcia, bez których często informacja nie może liczyć na opublikowanie.

Informacje do mediów wysyła się dziś najczęściej drogą mailową. Dobrze jest przekazać je określonym dziennikarzom, którzy zajmują się daną tematyką. Jeżeli jednak nie wiemy, kto konkretnie w redakcji będzie zainteresowany naszą notką, należy wówczas przesłać ją na adres sekretarza redakcji oraz ogólny adres danego medium. Przy wyborze mediów czy dziennikarzy, do których wysyłamy informację należy pamiętać o redakcjach portali internetowych i blogerach. Oczywiście tych, którzy mogą być potencjalnie zainteresowani naszą informacją. Do takich należą lokalne portale oraz portale opisujące zjawiska i wydarzenia z obszaru naszych działań (np. o akcji ekologicznej warto poinformować zarówno ogólnotematyczne portale z regionu, gdzie będzie się ona odbywać, jak też ogólnopolskie portale o tematyce ekologicznej).

8. blog / aktualności

… czyli wpisy tekstowe o długości zwykle nie mniej niż 500 słów (nie zaleca się krótszych wpisów choćby ze względu na sposób działań wyszukiwarek takich, jak Google), które mogą być urozmaicane zdjęciami, grafikami i filmami.

Na blogu jest miejsce na opisywanie codziennej działalności, ukazywanie sukcesów i trudności, a także prezentowanie specjalistycznej wiedzy z dziedziny, w której organizacja jest ekspertem (np. ochrony praw człowieka lub realizacji działań na rzecz dzieci z ubogich rodzin).

Blog umożliwia osobom z zewnątrz lepsze poznanie organizacji, buduje jej wiarygodny wizerunek oraz ułatwia znalezienie strony organizacji przez wyszukiwarki internetowe (po haśle tematycznym, np. bezdomne zwierzęta lub artyści dla chorych dzieci). Zachęty do przeczytania wpisów blogowych wraz prowadzącymi do nich linkami są doskonałym materiałem do wykorzystania w mediach społecznościowych, np. na fanpage na Facebooku.

9. wydarzenia

Wydarzenia takie, jak konferencje czy seminaria pozwalają ekspertom z NGO wykazać się swoją wiedzą i doświadczeniem i w ten sposób budować profesjonalny wizerunek całej organizacji. Z kolei lokalne imprezy, takie jak festyny czy jarmarki umożliwiają przybliżenie oferty organizacji lokalnej społeczności. Najlepiej zapamiętana przez uczestników imprezy będzie organizacja, która ukazała choćby w ułamku specyfikę swojej działalności. Organizacja zajmująca się uczeniem pierwszej pomocy może przeprowadzić pokaz jej udzielania, organizacja specjalizująca się w zajęciach pozaszkolnych dla dzieci może pochwalić się występem wychowanków.

Zobacz: Jak zadbać o frekwencję podczas festynu?

10. komunikacja z odbiorcami działań

Aby dotrzeć do nich z informacją o możliwości znalezienia wsparcia w organizacji dobrym pomysłem jest przeprowadzenie ankiet odnośnie problemów tej grupy. Jest to dość czasochłonna akcja i nie należy jej powtarzać częściej niż co roku. Wielkim plusem jest podwójny efekt: zweryfikowanie wiedzy o potrzebach odbiorców działań oraz poinformowanie ich o ofercie organizacji – a sposób informowania, w którym angażujemy odbiorcę w rozmowę jest znacznie skuteczniejszy od np. wręczenia ulotki informacyjnej.

 

Skąd brać środki? Wolontariusze i doradcy = bogactwo NGO

Promocja NGO przez wolontariuszyChoć wiele, zwłaszcza mniejszych, organizacji pozarządowych cierpi na niedostatek zasobów finansowych, zwykle ma w swoim zasięgu zasób w postaci czasu i chęci pomocy ze strony wolontariuszy. Faktem jest, że często są to osoby bez żadnego przygotowania w zakresie promocji, co, oprócz braku konkretnych umiejętności, skutkuje obawami przed podejmowaniem jakichkolwiek działań.

Czasami bywa tak, że nikt z organizacji nie czuje się na siłach, aby przygotować punkt wyjścia działań promocyjnych, czyli strategię promocji. Taka strategia, to pomysł na to, 1) co chcemy poprzez promocję osiągnąć, 2) do kogo chcemy dotrzeć z informacją o nas, 3) jaka to będzie informacja, 4) jakie rodzaje działań w tym celu zostaną podjęte i 5) jak je rozplanujemy w czasie.

Problemy pojawiają się też już po rozpoczęciu działań promocyjnych. Najczęściej są to brak umiejętności oceny ich skuteczności (która powinna być dokonywana cyklicznie) oraz wyczerpywanie się puli pomysłów na kolejne działania.

Jak zdobyć bezpłatne wsparcie w planowaniu, realizacji i ocenie działań promocyjnych?

Warto wykorzystać następujące źródła:

  1. konsultancje w punktach doradczych dla NGO (kontakty do ośrodków doradczych znajdują się na stronie ngo.pl)
  2. szkolenia z zakresu promocji dla NGO (bogata oferta na stronie szkolenia.ngo.pl),
  3. wiedza online – w Internecie można znaleźć wiele artykułów eksperckich z zakresu promocji. Dla osób znających język angielski zasób tego źródła jest szczególnie bogaty, ale także w języku polskim można znaleźć sporo wartościowych porad i studiów przypadku. Przykładowe wartościowe strony po polsku: Poradnik ngo.pl, porady proto.pl, Nowy Marketing, Poradnik dla startupów (czyli nowopowstających firm, których właściciele często też potrzebują wielu porad z zakresu promocji).
  4. konsultancje w komercyjnych agencjach public relations – część takich firm oferuje bezpłatne doradztwo w tworzeniu strategii PR i ocenie jej skuteczności skierowane do organizacji pozarządowych. Warto skorzystać z wiedzy i doświadczenia profesjonalistów. Zapraszamy na bezpłatne konsultacje w Trafero PR! 🙂

[Wpis autorstwa Anny Bujały z Trafero PR pierwotnie opublikowany na portalu ngo.pl 2.12.2014]