Promocja NGO za darmo – poradnik (część 1 z 2)

2 grudnia 2014

Pracownicy i wolontariusze organizacji pozarządowych stwierdzają często, że nie mają wystarczających środków na działania promocyjne. Jednocześnie zależy im na większej rozpoznawalności w otoczeniu, wśród odbiorców działań, społeczności lokalnej, urzędników i lokalnych firm. Jak wybrnąć z problemu?

Pieniadze dla NGO

fot.: taxcredits.net

Fundusze w NGO – na działania podstawowe czy promocję?

Organizacje pozarządowe dość powszechnie borykają się na z trudnościami wynikającymi z braku środków. W tej sytuacji dostępne fundusze przeznacza się raczej na podstawową działalność, czyli w zależności od specyfiki organizacji, np. na przygotowanie warsztatów dla seniorów, zbiórkę odzieży dla bezdomnych czy otwarcie lokalnej świetlicy dla dzieci. Jednak bez nagłaśniania tych działań i informowania otoczenia o potrzebach organizacji, uzyskiwanie funduszy i innych zasobów na podstawową działalność będzie bardzo trudne.

NGO-sy (od ang. non-governmental organization) coraz częściej zdają sobie sprawę, że przeznaczenie części zasobów na działania promocyjne jest koniecznością. Budowanie pozytywnego wizerunku organizacji oraz skuteczne informowanie o jej ofercie i zapotrzebowaniu to warunek przyciągnięcia zarówno odbiorców działań, jak i sponsorów oraz wolontariuszy. Dobra wiadomość – przy odpowiednim zaangażowaniu można osiągnąć sporą skuteczność bez nakładów finansowych.

 

Działania promocyjne za darmo

Przez określenie „za darmo” mamy na myśli „bez nakładów finansowych”. Do realizacji tych działań niezbędne są jednak:

  • regularne poświęcanie określonej ilości czasu,
  • minimum umiejętności w zakresie „lekkiego pióra”, relacji z mediami, ekspertami i VIP-ami oraz obsługi nowych kanałów komunikacji (np. Facebooka) – dalej wskazujemy, gdzie znaleźć porady w rozwijaniu tych umiejętności,
  • stworzenie strategii komunikacji (co i jak chcemy powiedzieć otoczeniu).

Zacznijmy od wymienienia podstawowych działań, które można zrealizować bez nakładów finansowych.

 

1. strona www

wwwJeśli Twoja organizacja wciąż nie posiada strony internetowej, najwyższy czas ją stworzyć. Obecnie jest wiele platform, które umożliwiają tworzenie i aktualizacje prostych stron internetowych bez umiejętności informatycznych, bez konieczności zakupu własnej domeny (czyli adresu www.mojeNGO.pl/com/org/eu) i bez konieczności płacenia za hosting (czyli przechowywanie i udostępnianie przez całą dobę plików składających się na stronę internetową).

Przykładowe darmowe platformy, na których są dostępne kreatory stron (narzędzia do tworzenia stron www), bezpłatne hosting i domena to weebly.com, wordpress.com, webwavecms.com, jigsy.com (ta ostatnia tylko po angielsku).

Uwaga – przy zakupie bezpłatnych domen trzeba liczyć się z obecnością w adresie nazwy dostawcy, czyli np. będzie to www.superNGO.weebly.com. Wykupienie własnej domeny to niekiedy koszt tylko kilkunastu złotych rocznie, dlatego warto rozważyć tę opcję. Darmowe domeny i hosting zwykle wiążą się także z obecnością na stronie reklam (najczęściej nieduży baner na górze) oraz oznaczenia, że strona funkcjonuje na danej platformie (przeważnie na samym dole).

Linki do gotowej strony warto umieścić, wraz z opisami organizacji, w internetowych katalogach stron, np. w głównej bazie polskich organizacji pozarządowych http://bazy.ngo.pl.

 

2. niezbędnik informacyjny

Press kitCzyli zestaw informacji o organizacji i prowadzonych przez nią działaniach, który ma wiele zastosowań. Warto zamieścić go na naszej stronie www (np. w zakładce „dla mediów”), dołączać do wysyłanych mediom wiadomości (wówczas określa się go jako „zestaw prasowy” lub po angielsku „press kit”), prezentować potencjalnym partnerom realizowanych projektów, udostępniać firmom przy poszukiwaniu sponsorów.

Zawartość niezbędnika:

  • NAJWAŻNIEJSZE:
    1. opis organizacji – cel jej istnienia, główne działania, zarys historii (lepiej bardziej treściwie, a krócej. W wypadku większości organizacji wystarczy jedna strona A4),
    2. zdjęcia – z realizacji projektów, siedziby organizacji, zdjęcie szefa organizacji i kluczowych osób (jeśli nie mamy możliwości skorzystania z pomocy profesjonalnego fotografa, zróbmy zdjęcia sami),
    3. logo organizacji (jeżeli już je posiadamy).
  • UZUPEŁNIAJĄCE:
    1. fakty i liczby – informacje statystyczne (ile projektów, ilu odbiorców działań lub uczestników dotychczas przeprowadzonych projektów, ile posadzonych drzew/godzin zrealizowanych warsztatów/wyposażonych świetlic itp.) oraz historyczne (kluczowe fakty z historii organizacji) – nowoczesną formą prezentacji jest tzw. infografika,
    2. biogramy szefa organizacji i kluczowych osób – po kilka zdań o życiorysach tych osób, ich dokonaniach zawodowych i roli pełnionej w organizacji,
    3. prezentacja organizacji i jej oferty (np. przygotowana w programie Power Point i zapisana w pdf),
    4. materiały informacyjno-reklamowe (ulotki, broszury itp., jeśli takowe posiadamy)
    5. dotychczas wysyłane informacje prasowe.

 

3. media społecznościowe

Facebook karteczki z logoJakiś czas temu modne stało się powiedzenie „Jeśli Cię nie ma na Facebooku, to znaczy, że nie istniejesz”. Choć jest w nim nieco przesady 🙂 faktem jest, że media społecznościowe, czyli np. Facebook, YouTube czy Instagram, są dzięki swojej popularności bardzo ważnym kanałem komunikacji z odbiorcami usług organizacji, jak również potencjalnymi współpracownikami, wolontariuszami czy sponsorami.

Założenie i utrzymanie profilu w większości platform społecznościowych jest bezpłatne (zarówno profilu osobowego, jak i dla organizacji czy firmy). Dla sensownego prowadzenia profilu trzeba jednak poświęcać regularnie, zwykle kilka razy w tygodniu czas na zamieszczenie ciekawego wpisu o aktualnych działaniach w organizacji, jej sukcesach, dostrzeżonym problemie w otoczeniu, a także wpisów, w których pytamy osoby, które polubiły nasz profil o uwagi i sugestie.

Dla rozpromowania swojej organizacji dobrym pomysłem jest też branie udziału w dyskusjach toczących się na innych profilach, powiązanych ze specyfiką naszej organizacji. Np. NGO zajmujące się przemocą wobec dzieci na Śląsku może wypowiadać się na fanpage ogólnopolskiej organizacji zajmującej się problemami dzieci.

W miarę posiadanych środków, warto pomyśleć o zakupie reklam naszych działań w mediach społecznościowych, zwłaszcza gdy informujemy o rozpoczęciu kampanii społecznej lub organizujemy wydarzenie. Stawki za reklamy zaczynają się od kilku złotych, a umożliwiają dotarcie z informacją do szerszego grona internautów.

Zobacz: Zakładanie strony organizacji na Facebooku – krok po kroku

 

4. mailing

mailing

  • własne kontakty – O ile zakup bazy mailingowej wiąże się z koniecznością poniesienia wydatków, to na początek warto wykorzystać własne kontakty osób działających w organizacji, do wysyłania informacji, dzięki którym można pozyskać zasoby z ich otoczenia. Z tej „nieformalnej” formy kontaktu nie należy korzystać częściej niż kilka razy w roku, jeśli nie chcemy zyskać miana spamerów. Będzie ona przydatna do powiadomienia o realizacji ciekawego wydarzenia (zwłaszcza bezpłatnego), zachęcenia do przekazania 1% podatku dla naszej NGO czy ogłoszenia poszukiwania wolontariuszy.
  • budowa bazy kontaktów  do osób – bazę kontaktów mailowych do osób „z zewnątrz”, tj. nie związanych osobiście z pracownikami i wolontariuszami organizacji, warto i należy budować poprzez umieszczenie zachęty do pozostawienia swojego maila na naszej stronie www oraz na karcie do zbierania maili udostępnianej przy okazji wydarzeń dla osób z zewnątrz organizacji.
  • budowa bazy kontaktów do instytucji i mediów – bezpłatnie, jedynie poprzez poświęcenie czasu na przeglądanie odpowiednich stron internetowych, można zbudować także bazę kontaktów mailowych do instytucji i mediów, które organizacja będzie informować o swoich projektach (więcej o tych kontaktach poniżej). Uwaga! Takie bazy trzeba przeglądać i aktualizować co najmniej raz do roku, aby nie okazało się, że wysyłamy maile na skrzynki, których nikt już nie sprawdza.

Więcej bezpłatnych działań promujących NGO w drugiej części poradnika za tydzień.

[Wpis autorstwa Anny Bujały z Trafero PR pierwotnie opublikowany na portalu ngo.pl.]