Jak zorganizować sesję zdjęciową w firmie? – 8 kroków

26 lutego 2019

Dobrej jakości zdjęcia biznesowe pracowników są niezbędne do skutecznego PR firmy. Dowiedz się, jak zorganizować sesję zdjęciową w firmie krok po kroku – z dobrym efektem i bez nadmiernych trudności.

Jak zorganizować sesję zdjęciową w firmie

Po co zdjęcia firmowe?

Wszystkie materiały informacyjne i reklamowe ze zdjęciami twarzy lepiej przemawiają do odbiorców. Ludzie chcą widzieć, z kim mają do czynienia. Firma, na której stronie internetowej można zobaczyć twarze członków zarządu oraz głównych specjalistów budzi znacznie większe zaufanie niż jej bezosobowy odpowiednik. Prezentacja handlowa, w której można zobaczyć twarze kluczowych członków zespołu, jest przyjmowana znacznie lepiej niż prezentacja bez tych informacji.

Najważniejsze – relacje z mediami. Jeśli chcesz umieścić w mediach jakąkolwiek informację o firmie czy artykuł ekspercki, to ze zdjęciem autora lub cytowanej osoby szanse na publikację wzrastają o kilkaset procent. Jeśli pracujesz nad wylansowaniem ekspertów firmowych, na przykład poprzez ich udział w konferencjach czy ich teksty blogowe, to musisz pokazywać ich twarze na dobrej jakości zdjęciach. I nie mogą to być szczególnie udane ujęcia z rodzinnego pobytu na Kanarach czy na nartach 😉

Jak sobie poradzić z sesją zdjęciową w firmie?

Sesja zdjęciowa może rodzić wiele trudności. Poczynając od uzyskania budżetu, poprzez znalezienie odpowiedniego wykonawcy, zorganizowanie miejsca, aż po zmobilizowanie osób, które mają być fotografowane.

Ze wszystkimi trudnościami można sobie poradzić, jeśli tylko odpowiednio się do sprawy przygotujesz. Poniżej 8 kroków do zorganizowania sesji zdjęciowej w firmie.

1. Pozyskaj fundusze na firmową sesję zdjęciową

Szef mówi, że to niepotrzebne, bo jakieś tam zdjęcia są przecież, a płacenie profesjonalnemu fotografowi to wyrzucanie pieniędzy? Nie martw się, nie jesteś pierwszym marketerem czy pijarowcem, który to usłyszał 🙂

O ile nie trafił Ci się świadomy medialnie prezes/dyrektor, który sam dostrzega wagę dobrych materiałów fotograficznych, warto wykorzystać „dowód społeczny”. Znaleźć konkurencyjne firmy z branży, które już mają za sobą sesje fotograficzne. Do tego dobrze jest uświadomić szefowi podstawy warsztatu fotograficznego – „pstryk” też trzeba umieć dobrze zrobić, ale najżmudniejsza i najdłuższa praca fotografa to wybieranie i retuszowanie zdjęć. Jest to zadanie doprawdy czasochłonne i wymagające określonych umiejętności.

2. Wybierz doświadczonego fotografa

Jeśli nie masz sprawdzonego fotografa, należy wybrać osobę do realizacji sesji na podstawie jej portfolio. Portfolio powinno być bogate (wiele zdjęć) i dotyczyć obszaru, który Cię interesuje (fotografia biznesowa, a nie na przykład ślubna). Profesjonalista będzie też sam chciał przyjechać wcześniej do firmy, aby sprawdzić warunki, w których będzie realizować sesję. Obejrzy pomieszczenie i ustali, jakie sprzęty z jego strony odnośnie światła są niezbędne. Powinien też wyrazić zgodę na ponowną korektę zdjęć w wypadku takich oczekiwań ze strony fotografowanych (jednokrotną).

Sprzęt fotograficzny - dobierz starannie fotografa do firmowej sesji zdjęciowej, zwróć uwagę głównie na portfolio.
Photo by ShareGrid on Unsplash

Podpisz z fotografem umowę, w której oprócz ceny, będą określone terminy sesji i retuszu zdjęć, liczba ujęć dla każdej osoby, opcje korekt, a także kary umowne. To ostatnie jest istotne w sytuacji, gdy słabo znasz wykonawcę, a nie chcesz ryzykować sytuacji, w której zmobilizujesz cały zarząd, a fotograf nie dotrze.

3. Zapewnij pomieszczenie na sesję zdjęciową

Będziesz potrzebować na cały dzień pomieszczenia o powierzchni min. 20 m2 (lepiej większego), do którego nie będą wchodzić nieproszeni goście.

Ustal, czy możesz na kilka godzin przeznaczyć jedno, dobrze wyglądające pomieszczenie firmy na sesję fotograficzną. Nie może być zbyt małe, bo ujęcia ze zbyt bliska są niekorzystne. Jeśli takie pomieszczenie jest, ale często zajęte, to trzeba wykorzystać autorytet prezesa, który zaakceptował sesję, aby pomieszczenie pozyskać. Jeśli takiego pomieszczenia nie ma, to rozejrzyj się za salą konferencyjną w pobliskim biurowcu (co niestety generuje dodatkowe koszty). Ewentualnie skieruj zarząd i ekspertów do atelier fotograficznego, ale to tylko przy niewielkiej liczbie osób, których zdjęć potrzebujesz.

4. Dopilnuj dostępności osób, które mają być fotografowane

Jeśli dysponujesz znacznymi funduszami, możesz pozwolić sobie na wielokrotne angażowanie fotografa w firmie. W poniedziałek do zrobienia zdjęć dyrektorowi finansowemu i ekspertowi-prelegentowi. We wtorek dla prezesa, szefa produkcji i dyrektora handlowego. Itd.

W znacznie bardziej powszechnej sytuacji, gdy fundusze są ograniczone, trzeba wszystkie ujęcia zrobić jednego dnia. W tym celu musisz sesję zorganizować z bardzo dużym wyprzedzeniem (miesiąc), w okresie nie urlopowym i nie świątecznym oraz gdy nie trzeba dobić targetów lub złożyć ogromnych sprawozdań. Najlepiej, jeśli informacja kierowana odnośnie sesji do członków zarządu wyjdzie od prezesa lub chociażby z kopią do niego. Ustal też przybliżone godziny fotografowania każdej osoby – wówczas każdy będzie wiedział, że powinien zarezerwować czas na przykład między godz. 8:30 i 11:00, a spotkania umawiać na popołudnie.

5. Jak pracownicy powinni się ubrać?

Nie licz, że wszyscy będą wiedzieć, jak należy ubrać się do firmowej sesji fotograficznej. Warto wysłać kilka dni przed sesją informację w tym temacie.

Napisz do pracowników, jak powinni się ubrać w dniu sesji – czy swobodnie, czy elegancko. Zależy to w dużej mierze od specyfiki firmy i od zajmowanego stanowiska. Dla osób na stanowiskach kierowniczych obowiązujący powinien być zawsze strój biznesowy. U mężczyzny będzie to garnitur (dopasowana marynarka i spodnie), a u pań garsonka (żakiet + spódnica). Dobrze też dodać, że preferowanymi kolorami są niebieski, granat, szary i różowy oraz że należy unikać materiałów połyskliwych, prześwitujących i w drobne wzory. Więcej informacji – tutaj.

Strój biznesowy do firmowej sesji zdjęciowej
Photo by Hunters Race on Unsplash

6. Makijaż do firmowej sesji fotograficznej

Idealnym rozwiązaniem jest zatrudnienie sprawdzonej stylistki. Takie zdjęcia wychodzą przeważnie najlepiej.

Jeżeli ze względów finansowych nie możesz zamówić stylistki, przygotuj się do dokonania samodzielnych korekt. Zaopatrz się w korektor i puder, którym przykryjesz niedoskonałości cery panów. Panie przeważnie samodzielnie przygotowują się w takich sytuacjach – można je wcześniej uprzedzić, że makijaż powinien być skromny, ale zdecydowany. Na zdjęciach silna kreska wygląda słabiej niż w naturze.

7. Uzyskaj zgody na publikację zdjęć

Aby zdjęcia można było upublicznić, co jest warunkiem ich wykorzystania do promocji firmy, musisz pozyskać zgody fotografowanych osób na piśmie. Zgoda powinna być bezterminowa, ale z możliwością jej cofnięcia. W wypadku wycofania zgody, firma powinna mieć zarezerwowane co najmniej 48 godzin (lepiej więcej) na usunięcie wizerunku z kanałów komunikacji, które należą do firmy. Taki zapis umieść w każdej zgodzie.

8. Zdjęcia firmy z zewnątrz rób w czasie ładnej pogody

Aby zabezpieczyć się przed ryzykiem brzydkiej pogody w dniu sesji, umów się na zdjęcia budynku osobno. Najlepiej, aby fotograf sam wyznaczył dzień. Jeśli uda mu się zrobić zdjęcia biurowca w dniu sesji – dobrze. Jednak zdjęcia osób i budynku nie powinny być od siebie zależne.

Co dalej po firmowej sesji zdjęciowej?

Postaraj się, aby Twój wysiłek nie poszedł na darmo i zdjęcia zostały odpowiednio wykorzystane w krótkim czasie – zanim się zdezaktualizują.

Zgodnie z planem, który przygotowałeś przed sesją, zamieść zdjęcia w określonych wcześniej kanałach. Zaktualizuj firmową stronę internetową, dodaj zdjęcia do prezentacji handlowych i firmowych prospektów, umieść grupowe foty w mediach społecznościowych, wzbogać komunikację wewnętrzną w firmie, przekaż zdjęcia zarządu i ekspertów do zaprzyjaźnionych mediów. Wykorzystaj w pełni nowe możliwości.

Wykorzystanie materiału z firmowej sesji zdjęciowej
Photo by Mateus Campos Felipe on Unsplash

Powodzenia!

Mam nadzieję, że udało nam pokazać, jak zorganizować sesję zdjęciową w firmie. Jeśli masz jakieś pytania albo chciałbyś wskazania sprawdzonych fotografów – napisz do nas!

Przeczytaj powiązane teksty na blogu:

  1. PR potrzebuje twarzy – prezesie, pokochaj dziennikarzy!
  2. Planowanie kampanii marketingowej – 8 kroków
  3. Własny pracownik czy agencja? Dylematy małej firmy