Promocja festynu – jak zadbać o frekwencję?

24 listopada 2014

Promocja festynu może zakończyć się porażką, jeśli zapomnimy o kilku podstawowych zasadach. Przeczytaj o festynie, który zakończył się niepowodzeniem mimo dokładnych przygotowań. Dowiedz się, jak uniknąć fiaska przy organizacji lokalnego wydarzenia.

Promocja festynu - jak zadbać o taką frekwencję?
Fot. Kuba Bożanowski, Festyn O Holender, Warszawa 2009.

Przypadek pewnego festynu

Rada jednego z łódzkich osiedli postanowiła dobrze przygotować się do organizacji dorocznego festynu. Już wiele tygodni wcześniej stworzono bogaty program wydarzenia i zaproszono odpowiednich artystów. Przez cały dzień miały odbywać się pokazy (iluzjonistyczne, kaskaderskie, sportowe, pierwszej pomocy, kosmetyczne itd.), zabawy dla dzieci, degustacje i konkursy. Kulminacją festynu miał być wieczorny koncert z udziałem zespołu rockowego o ugruntowanej ogólnopolskiej sławie.

Promocja festynu została zrealizowana przy użyciu nowych mediów. Na portalu oraz fanpage rady osiedla zamieszczono zaproszenie do udziału, a na YouTube znalazł się filmik promujący wydarzenie. Wysłano także maile do lokalnych instytucji (szkoła, przychodnia itd.).

Mimo starannych przygotowań, tylko część mieszkańców dowiedziała się o imprezie i w efekcie frekwencja była daleko poniżej oczekiwań organizatorów. Najsmutniej wyglądał odbywający się na wielkiej polanie wieczorny koncert zespołu, ściągniętego z drugiego końca Polski, którego słuchało pod koniec około trzydziestu osób.

Promocja festynu – co poszło nie tak?

W czym tkwił problem w wypadku wspomnianego festynu? Co roku imprezy cieszyły się dużą popularnością, więc organizatorzy nie uznali za konieczne przyłożenie się do ich promocji. Zrezygnowali też z form promocji, które były stosowane w ubiegłych latach i do których lokalna społeczność była przyzwyczajona. Nie postarali się też o dotarcie do nowych odbiorców, dla których przygotowali część programu.

Festyn - pokaz podczas lokalnego wydarzenia
Fot. Kuba Bożanowski, Festyn O Holender, Warszawa 2009.

#1. Lekceważenie przyzwyczajeń odbiorców

Formuły z lat ubiegłych przyzwyczaiły wszystkich mieszkańców osiedla, że na dwa tygodnie przed imprezą informują o niej wszechobecne plakaty – w tym roku z plakatów zrezygnowano. Mieszkańcy traktowali ten sposób powiadamiania o festynie jako podstawowy i nie szukali informacji gdzie indziej.

#2. Niepoinformowanie dotychczasowych odbiorców

W ubiegłych latach (festyn ma kilkunastoletnią tradycję) większą część uczestników imprezy stanowili dziadkowie z wnukami, czyli grupa mało aktywnych użytkowników Internetu. Do tej grupy przekaz online prawie wcale nie dotarł. Tylko część odbiorców dowiedziała się o nim pośrednio, dzięki informacjom od dyrektorów szkół i przedszkoli oraz placówek zdrowia, którzy dostali maile z zaproszeniami.

#3. Brak promocji wśród nowych odbiorców

Po raz pierwszy festyn zawierał też propozycje dla nastolatków i „młodych dorosłych”, z których najważniejszą był wieczorny koncert znanego zespołu. W ubiegłych latach ta grupa tylko nielicznie uczestniczyła w wydarzeniu. Mając to na uwadze, promocja festynu powinna być szczególnie intensywna w odniesieniu do osób w wieku 15-25 lat.

Informacje o festynie pojawiły się co prawda w mediach społecznościowych, ale nie były tam w żaden sposób promowane i dotarły do bardzo nielicznego grona. „Młodzi dorośli” byli przyzwyczajeni do czerpania wiedzy o festynie od swoich starszych krewnych (słabo w tym roku poinformowanych) i nie poszukiwali jej aktywnie online. Nie chodzili już do szkoły, ani nie mieli w niej dzieci, więc stamtąd też informacja nie mogła do nich trafić.

W efekcie kosztowne i skomplikowane przedsięwzięcie w postaci koncertu znanego zespołu, który przejechał wiele kilometrów na swój występ, prawie nie miało odbiorców.

Pomyśl, do kogo mówisz

Promocja festynu czy innej lokalnej imprezy zakończy się frekwencyjnym sukcesem, jeśli przemyślisz najpierw, na czyim udziale Ci zależy i jak najlepiej poinformować odbiorców wydarzenia.

Festyn - stoisko na lokalnej imprezie
fot. Kuba Bożanowski, Festyn O Holender, Warszawa 2009.

Organizatorzy opisanego wyżej festynu byli w bardzo dobrej sytuacji, ponieważ wydarzenie było znane i lubiane wśród mieszkańców. Wystarczyło zadbać, aby stali uczestnicy zostali poinformowani. Do tego celu konieczne było wykorzystanie dotychczasowych, sprawdzonych form. Nie rezygnuj ze sprawdzonych formuł!

Obok dotychczasowych narzędzi warto wykorzystywać nowe. Jednak dostosowuj formy komunikacji do odbiorców. Pogrupuj planowanych uczestników wydarzenia w segmenty – na przykład osoby starsze, rodzice, młodzi dorośli – single, studenci, licealiści, dzieci. To oczywiście tylko przykładowy podział. Zastanów się, jak poinformować każdą grupę.

Na bieżąco sprawdzaj efekty promocji. Jeśli nie jesteś zadowolony z rezultatów w którejkolwiek grupie odbiorców – zmień sposób informowania o wydarzeniu przeznaczony dla tych osób.

Stoi przed Tobą promocja festynu lub innej lokalnej imprezy? Przemyśl dokładnie sposób działania. Potrzebujesz wsparcia? Odezwij się do nas!